Budżetowanie wyjazdu motywacyjnego

Jeśli przymierzasz się do projektów incentive travel dla swoich klientów lub pracowników, warto poznać odpowiedzi na te pytania. W końcu sprawa tyczy się budżetu, czyli pieniędzy, które z perspektywy firmy, podobnie zresztą jak z perspektywy klienta indywidualnego, są zasobem, którym należy gospodarować z uważnością.

Przymiarki finansowe
Optymalizacja kosztów w projektach wyjazdowych jest zjawiskiem typowym i wręcz pożądanym. W końcu chodzi o to, by podróż motywacyjna spełniła swoje zadanie również w wymiarze finansowym. Firma powinna poczuć nie tylko wartość emocjonalną płynącą z przedsięwzięcia, taką jak lepsze zaangażowanie i relacje biznesowe, ale również wartość materialną widoczną w powyjazdowych zamówieniach, sprzedaży czy procesach twórczych.

Kłopotliwe pytanie
„Jaki budżet został zaplanowany na wyjazd?” – pytanie, choć zasadne, bo zadawane z intencją sprecyzowania granic poszukiwań, budzi wiele wątpliwości. Prośba dotycząca ujawnienia planowanych środków finansowych często powoduje u klientów niemałą podejrzliwość. Słyszymy więc w odpowiedzi: „Zacznijmy od oferty, a potem powiemy, czy nas na nią stać.” Oczywiście takie postawienie sprawy nie przekreśla dalszych działań, jednak niesie ze sobą sporo ograniczeń, mimo że na pierwszy rzut oka wydaje się być rezolutną taktyką. Oferta wyjazdu do Berlina będzie miała inną wartość niż ta do Zjednoczonych Emiratów Arabskich.

Wiele mitów, jedna prawda
Wokół budżetu krąży wiele mitów, między innymi taki, że definiując budżet wyjazdowy, ograniczona zostaje kreatywność organizatora. A zatem w przekonaniu wielu przedsiębiorców niski budżet niesie ze sobą ryzyko mniejszego zaangażowania. Czy tak rzeczywiście jest?

Nasze doświadczenia pokazują, że jest zupełnie odwrotnie. Wiedząc, jakimi środkami dysponuje nasz klient, jesteśmy w stanie lepiej dopasować scenariusz do potrzeb i założeń wyjazdu. Inaczej mówiąc, dobieramy takie puzzle, które pasują do oczekiwanego obrazka. Mało tego, jesteśmy w stanie zastąpić niektóre jego fragmenty specjalnie stworzonymi detalami lub uatrakcyjnić je w taki sposób, by podróż zyskała na znaczeniu i wartości.

Zdefiniowany budżet to też oszczędność czasu klienta, który nie trwoni go na czytanie nieadekwatnych ofert. To taki drogowskaz, którego zadaniem jest poprowadzenie uczestników właściwym szlakiem i w pożądanym kierunku.

Jak skroić materiał, by wystarczyło na całość?
Koszt wyjazdu definiuje kilka czynników: rodzaj transportu, standard zakwaterowania, transfery lokalne, jakość wyżywienia, atrakcje, ewentualne wydarzenia i wahania kursów walutowych. Robiąc więc przymiarkę budżetową, warto odpowiedzieć sobie na pytanie: jaka jakość usługi i które jej elementy wpłyną na uczestników motywacyjnie? Być może podróż do USA i wizyta w określonych miejscach wniesie do firmy lub współpracy nowy pierwiastek branżowych innowacji, a może to Portugalia jest lepszym miejscem do zmiany perspektywy biznesowej?

Pierwsze przymiarki
Czasami trudno oszacować budżet, szczególnie gdy organizujemy wyjazd po raz pierwszy. Najlepiej wtedy odwołać się do praktyk innych firm lub zapytać samego organizatora o jego doświadczenia. Ostatecznie można dokonać szacunku, bazując na ogólnodostępnych ofertach wyjazdów indywidualnych, jednak uwaga – tak zwana cena katalogowa ma swoje istotne, często ukryte, ograniczenia, które powodują, że przy większej liczbie uczestników cena nie jest niższa. Warto wziąć również pod uwagę fakt, że oferty indywidualne najczęściej bazują na promocjach pojedynczych miejsc, które mają za zadanie przykucie uwagi odbiorców i pozyskanie pierwszego kontaktu z biurem podróży.

Budżet to narzędzie
Zadaniem zdefiniowanego z góry budżetu jest pilnowanie granic – finansowych po stronie klienta i organizacyjnych po stronie organizatora podróży. Gdy granice są ustalone, łatwiej jest zadbać o dostępny areał i z góry wiadomo, jak duże pole jest do zagospodarowania.

Nasze doświadczenia pokazują jeszcze jedną, niezwykle ważną kwestię: projekty, dla których mamy wcześniej określony budżet, okazują się tymi, na których firma oszczędza więcej. Brak planowania finansowego sprawia, że w drodze organizacji pojawiają się nagłe potrzeby, nieprzewidziane wymagania i spontaniczne wypływy środków finansowych.

Nie ma rzeczy niemożliwych
A co, jeśli budżet jest skromny? Czy w takiej sytuacji lepiej zrezygnować z wyjazdu motywacyjnego? Oczywiście, że nie! Możliwość obserwowania od środka życia wielu organizacji pokazuje nam, że lepszy jest skromny wyjazd niż całkowita rezygnacja z niego. Mały portfel niczego więc nie przekreśla. To nie wielkość materiału ma znaczenie, a sposób jego wykorzystania i skrojenia na wymiar.